Angajamentul de confidențialitate

Modelul pe care îl semnăm cu fiecare birou notarial

1. Obiectul

Furnizorul livrează Beneficiarului programul PAN, instrument de lucru pentru biroul notarial, care pregătește Declarația 208, devizul de taxe și onorarii, caută în grilele notariale și pregătește lucrările de carte funciară. Prezentul înscris privește felul în care programul lucrează cu actele și cu datele părților și obligațiile de confidențialitate ale Furnizorului.

2. Programul lucrează local, pe calculatorul biroului

1. Programul se instalează de pe un stick, pe un singur calculator al Beneficiarului. Stickul rămâne cheia programului și este verificat la fiecare pornire.
2. Programul rulează în întregime pe acel calculator. Ecranul lui ascultă numai pe adresa internă a calculatorului și nu este vizibil nici măcar pentru celelalte calculatoare din rețeaua biroului.
3. Actele lunii, datele părților, valorile și documentele pregătite rămân în folderele Beneficiarului, pe echipamentul lui.
4. Programul nu are cont și nu are parolă la Furnizor; nu există un profil al Beneficiarului pe vreun server al Furnizorului.

3. Ce nu face programul

• Nu urcă actele pe niciun server și nu le trimite pentru procesare în afara biroului — nici către Furnizor, nici către un terț.
• Nu trimite copii ale actelor, ale documentelor pregătite ori ale datelor părților către Furnizor.
• Nu transmite date de folosire (telemetrie, statistici, jurnale) către Furnizor.
• Nu este serviciu în cloud și nu depinde de o legătură la internet pentru lucrările pe care le face.

4. Ce trece totuși granița biroului, ca totul să fie spus

Pentru ca declarația de mai sus să fie întreagă, arătăm și situațiile în care ceva pleacă din birou — de fiecare dată prin voința și prin fapta Beneficiarului, niciodată de la sine:

• Actualizările grilelor notariale și ale legislației se primesc ca fișier și se copiază lângă program. Programul nu se conectează singur nicăieri ca să le aducă.
• Declarația 208 se depune de notarul public, ca și până acum. Programul o pregătește; nu o transmite.
• Cererile de carte funciară sunt pregătite de program și semnate de notarul public cu certificatul lui calificat. Depunerea lor la ANCPI rămâne fapta biroului. Dacă Beneficiarul își obține accesul la sistemul integrat de cadastru și carte funciară (Ordinul nr. 950/2023), depunerea se poate face din program, tot sub semnătura notarului, iar comunicarea are loc între birou și ANCPI, nu prin Furnizor.
• Sprijinul tehnic: dacă Beneficiarul cere ajutor, poate trimite o fișă de stare a programului. Aceasta cuprinde numai informații tehnice și nicio dată a părților. Trimiterea ei este o alegere a Beneficiarului, de fiecare dată.

5. Rolurile în privința datelor cu caracter personal

Beneficiarul este operatorul datelor pe care le prelucrează în activitatea sa notarială. Întrucât prin program nu se transmit date cu caracter personal către Furnizor, Furnizorul nu are calitatea de persoană împuternicită în sensul art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679.

Dacă, într-o intervenție de sprijin cerută de Beneficiar, ar fi necesar accesul la un echipament pe care se află date ale părților, acest acces se face numai cu acordul scris al Beneficiarului, sub supravegherea lui, iar părțile încheie în prealabil un act adițional de împuternicire, potrivit art. 28 din Regulament.

6. Obligația de confidențialitate a Furnizorului

Furnizorul se obligă să păstreze confidențialitatea asupra oricărei informații despre activitatea Beneficiarului, despre actele și despre părțile acestora, de care ar lua cunoștință în orice fel, inclusiv întâmplător, cu prilejul instalării, instruirii ori sprijinului tehnic.

Furnizorul nu va folosi, nu va copia și nu va dezvălui unui terț asemenea informații, nici în timpul contractului, nici după încetarea lui. Obligația se întinde asupra angajaților și colaboratorilor Furnizorului și rămâne în vigoare fără limită de timp.

Furnizorul cunoaște că activitatea Beneficiarului este supusă secretului profesional notarial și înțelege că încălcarea prezentului angajament îl expune la răspundere.

7. Verificarea celor declarate

Beneficiarul poate verifica oricând cele arătate aici, prin mijloace proprii sau printr-un specialist ales de el: programul poate fi urmărit pe echipamentul biroului, iar Furnizorul se obligă să dea lămuririle cerute. Constatarea unei neconcordanțe între prezentul înscris și felul în care lucrează programul dă Beneficiarului dreptul de a înceta contractul de îndată, fără preaviz și fără despăgubire.

8. Durata

Angajamentul produce efecte de la data semnării, pe toată durata folosirii programului, iar obligația de confidențialitate de la art. 6 supraviețuiește încetării raporturilor dintre părți. Se încheie în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte.